<< Kielivarojen tuottajan ohjeet
Lupapohjia kieliaineiston keräämiseen (tekijänoikeudet ja henkilötiedot)
Tällä sivulla olevia lupapohjia voi soveltuvin osin käyttää henkilötietoja sisältävän tai tekijänoikeuksien alaisen materiaalin keräämiseen. Kielipankin ohjeista voit tarkistaa, millaisia lupia aineistoasi varten tarvitaan.
Noudata henkilötietojen käsittelyssä ja muissa käytännön valmisteluissa ensisijaisesti kotiorganisaatiosi antamia ohjeita. Suosittelemme kuitenkin, että otat yhteyttä FIN-CLARINiin jo ennen aineiston keräämistä. Näin voimme yhdessä varmistaa, että lupa-asiat hoidetaan mahdollisimman hyvin ja ajantasaisten tietojen pohjalta. Esimerkiksi tekijänoikeuksia ja henkilötietojen käsittelyä koskevat säädökset, soveltamisohjeet ja sopimukset saattavat ajoittain muuttua.
Kirjallisen teoksen tutkimuskäyttöhakemusmalli
Lupapohjat henkilötietoja sisältävän aineiston keräämiseen
Ohjeet
EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) alettiin soveltaa myös Suomessa 25.5.2018 alkaen ja kansallinen henkilötietolaki on korvautunut uudella tietosuojalailla. Lainsäädännön muutokset ovat vaikuttaneet henkilötietoja sisältävien tutkimusaineistojen keräämisen ja käsittelyn periaatteisiin. Uudet käytänteet ovat tällä hetkellä kuitenkin vielä muodostumassa. Myös osa FIN-CLARINin sivuilla näkyvistä henkilötietoja koskevista suosituksista on edelleen alustavia.
EU:n tietosuoja-asetuksen myötä henkilötietoja voidaan käsitellä myös esimerkiksi yleisen edun mukaista tieteellistä tutkimusta varten. Toisaalta tutkittavan suostumusta koskevat vaatimukset ovat tarkentuneet. Esimerkiksi kieliaineistojen osalta tutkittavalta pyydetty suostumus ei enää ole ensisijainen tai välttämättä edes paras mahdollinen käsittelyperuste.
Kun suunnittelet henkilötietoja sisältävän aineiston keräämistä ja käsittelet ko. aineistoa, noudata henkilötietojen osalta aina ensisijaisesti rekisterinpitäjän (eli useimmiten oman kotiorganisaatiosi) antamia ohjeita. Mikäli tarvitset täydentäviä neuvoja aineistonhallinnan suunnitteluun, ota yhteyttä FIN-CLARINiin mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Yhdessä voidaan pyrkiä varmistamaan, että aineiston sijoittaminen Kielipankkiin on myöhemmin mahdollista.
Huomaathan, että joissakin tilanteissa aineiston kerääminen voi edellyttää eettistä ennakkoarviointia, joka on tehtävä ennen aineiston keräämisen aloittamista.
Perusohjeita tutkittavan informointia varten:
- Muista informoida jokaista tutkittavaa riittävällä ja yhdenmukaisella tavalla.
- Tutkittavalle on ilmoitettava rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot sekä henkilötietojen käsittelyn peruste tietosuoja-asetuksen mukaan, ts. yleensä joko yleisen edun mukainen tutkimus (jolloin tämän tarkempia käyttökohteita ei tarvitse määritellä) taikka tutkittavalta erikseen pyydettävä suostumus (johon lisäohjeita alla).
- Tutkittavalle on lisäksi kerrottava, mitä henkilötietoja häneltä kerätään ja millä tavalla sekä miten tietoja käsitellään ja suojataan. (Esimerkkejä suojatoimista, joita Kielipankissa oleviin aineistoihin voidaan soveltaa)
- Harkitse, voiko tutkittavalta kerättävään aineistoon kuulua henkilötietojen lisäksi sellaista sisältöä, johon hänellä voi olla tekijänoikeus tai lähioikeus. Pyydä tarvittaessa erikseen lupa sen käyttöön ja edelleen välittämiseen esimerkiksi Kielipankin tai vastaavan palvelun kautta. (Älä sekoita ko. lupaa henkilötietojen käsittelyä koskevaan suostumukseen.)
- On hyvä tehdä omasta tutkimuksesta kirjallinen tutkimustiedote. Tutkimustiedote on syytä muotoilla yleistajuiseksi, jotta tutkittavan on helppo ymmärtää, mistä on kyse. Tietosuojailmoitus voi muodostaa osan tutkimustiedotteesta. Tiedotteen tulee sisältää seuraavia asioita:
- tutkijan ajantasaiset yhteystiedot
- tutkimuksen tarkoitus
- tutkimuksen kulku
- aineiston käsittelyn kuvaus
- maininta siitä, että aineisto sijoitetaan Kielipankkiin tai vastaavaan tieteellisten tutkimusaineistojen palveluun, josta sitä voidaan luovuttaa edelleen. Mainitse myös, mihin tarkoituksiin aineistoa voidaan luovuttaa (esim. yleisen edun mukainen tutkimus).
- Tutkimustiedotteen liitteenä kannattaa antaa myös Kielipankin esite tutkittavalle.
- Tutkimustiedotteen ja esitteen voi mahdollisuuksien mukaan lähettää tutkittavalle jo etukäteen tutustuttavaksi, tai ne voi antaa hänelle tutkimustilaisuuden aluksi.
Perusohjeita suostumuksen muotoilemiseksi, mikäli henkilötietojen käsittelyperusteeksi on valittu suostumus:
- Suostumuslomake kannattaa muotoilla erilliselle arkille (jolloin siinä ei tarvitse toistaa kaikkia yksityiskohtia, jotka on kuvattu tutkimustiedotteessa). Suostumuslomakkeessa tulee mainita seuraavat kohdat:
- Tutkimuksen otsikko
- Tutkijan yhteystiedot
- Suostumuksen antajan nimi
- Maininta, että tutkittava vahvistaa suostuvansa tutkimukseen vapaaehtoisesti, saaneensa ja ymmärtäneensä tutkimustiedotteen sekä saaneensa tilaisuuden pyytää lisätietoja tutkimuksesta ja riittävästi aikaa harkita osallistumistaan.
- Mahdollisuus esimerkiksi rastittamalla (”kyllä/ei”) hyväksyä erikseen yksi tai useampi aineiston käyttötapa tai tutkimusala.
- Maininta siitä, että aineisto sijoitetaan Kielipankkiin tai vastaavaan tieteellisten tutkimusaineistojen palveluun, josta sitä voidaan luovuttaa edelleen. Mainitse myös, mihin tarkoituksiin aineistoa voidaan luovuttaa (esim. yleisen edun mukainen tutkimus).
- Tutkittavalla tulee olla myös mahdollisuus helposti peruuttaa osallistumisensa tutkimukseen, eikä hänelle saa koitua siitä mitään jatkoseuraamuksia.
- Paikka, päiväys ja suostumuksen antajan allekirjoitus
- Harkitse vielä, voiko tutkittavalta kerättävään aineistoon kuulua henkilötietojen lisäksi sellaista sisältöä, johon hänellä voi olla tekijänoikeus tai lähioikeus. Pyydä tarvittaessa erikseen lupa sen käyttöön ja edelleen välittämiseen esimerkiksi Kielipankin tai vastaavan palvelun kautta. (Älä sekoita ko. lupaa henkilötietojen käsittelyä koskevaan suostumukseen.)
- Tutkittavan tulee saada itselleen suostumuslomakkeen kaksoiskappale.
Vaitiolositoumus luottamuksellisia tietoja sisältävää aineistoa käsittelevälle
- Mikäli tutkimusryhmä joutuu käsittelemään luottamuksellista aineistoa, hankkeessa voidaan käyttää apuna esimerkiksi vaitiolositoumusta, jonka kaikki luottamuksellista tietoa käsittelevät henkilöt allekirjoittavat.
- Vaitiolositoumuksen pohja (esimerkki, jota voi hyödyntää soveltuvin osin)
- Lisäksi on varmistettava, että ryhmän jokainen jäsen käyttää aineistoa huolellisesti ja suojatusti – toisin sanoen tietoturvallisesti. Luottamuksellisia tietoja ei esimerkiksi saa siirtää verkkoyhteyden yli salaamattomina.
- Noudata ensisijaisesti kotiorganisaatiosi antamia tietoturvaohjeita.
<< Kielivarojen tuottajan ohjeet
