<< Kielivarojen tuottajan ohjeet

Keruuvaiheen sopimukset ja luvat

Kielivaroihin voi liittyä mm. tekijänoikeudellisia tai henkilötietojen käsittelyyn liittyviä rajoituksia. Jos haluat sijoittaa kielivaran Kielipankkiin säilytettäväksi ja edelleen välitettäväksi, on sinun jo aineistoa kerätessäsi tai sovellusta kehittäessäsi varmistettava, että sinulla on riittävät oikeudet jakaa aineistoa edelleen jonkin CLARIN-loppukäyttäjän lisenssin (EULA) ehtojen mukaisesti. Lupia voi olla vaikeaa saada jälkikäteen. Tarkistathan aina ensin oman yliopistosi tai kotiorganisaatiosi antamat aineistojen keräämistä koskevat ohjeet.

Opetus- ja kulttuuriministeriö on sitoutunut edistämään tutkimusaineistojen avointa saatavuutta ns. FAIR-periaatteiden mukaisesti. FIN-CLARINin tavoitteena on noudattaa FAIR-periaatteita Kielipankin kautta välitettävien kielivarojen osalta.

Aineiston kerääjän lupapohjat

Alkuperäisen aineiston tekijänoikeus ja lähioikeudet

• Mikäli aineistosi sisältää tekijänoikeuksien tai nk. lähioikeuksien alaista materiaalia, jota et ole itse tuottanut (tai jota ei ole selvästi lisensoitu avoimella lisenssillä), sinulla ei ole suoraan oikeutta luovuttaa aineistoa tai sen kopioita edelleen (yksittäisiä lyhyitä sitaatteja lukuunottamatta).
• Hanki aineiston kaikilta oikeudenomistajilta (esim. kirjailija, kustantaja, kääntäjä, esittäjä, tuottaja tms.) mieluiten kirjallinen lupa aineiston käyttöön, Kielipankkiin tallentamiseen, pysyvään säilyttämiseen sekä käyttöoikeuden antamiseen edelleen. Myös sähköpostitse annettu lupa riittää, kunhan sen mukana on koko viestiketju, josta luvan sisältö käy ilmi. Säilytä viestit! FIN-CLARINin suosittelema lupapyyntömalli kirjallisen teoksen tutkimuskäyttöön löytyy täältä.
• Mikäli kyseessä on sovellusohjelma, jossa olet käyttänyt muiden tekemiä osia, varmista myös käyttöoikeutesi niihin. Turvallisinta on hyödyntää aina vain avoimilla lisensseillä saatavilla olevia sovelluksia.

Valmiin tutkimusaineiston oikeudet

• Tieteellisen tutkimuksen toistettavuuden kannalta on tärkeää, että tutkija itse saa kunnian aineistosta, jonka on koostanut, kuvaillut ja tuonut muiden saataville.
• Kun järjestelmällisesti keräät ja kenties myös ”rikastat” tutkimusaineistoasi merkkaamalla ja jäsentelemällä sitä, sinulle tai tutkimusryhmäsi jäsenille voi syntyä valmiin aineiston tekijänoikeus tai ainakin jokin aineistoon liittyvä lähioikeus. Lähioikeuksia ovat esimerkiksi ns. luettelo- ja tietokantasuoja ja/tai äänitteen tai elokuvan tuottajan suoja. Joissakin tapauksissa myös työnantajallasi saattaa olla oikeus keräämääsi aineistoon.
• Jo aineiston keruuvaiheessa sinun ja tutkimusryhmäsi on hyvä yhdessä sopia aineiston mahdollisimman avoimesta arkistoinnista sekä viittaamiseen liittyvistä asioista, mm. siitä, keiden nimet pitää mainita valmiin aineiston lähdeviitteessä. Malliksi voit katsoa esimerkkejä erilaisista aineistojen lähdeviitteistä mm. Kielipankin aineistolistalta.

Henkilötiedot ja tutkittavien henkilöiden yksityisyys

EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) alettiin soveltaa myös Suomessa 25.5.2018 alkaen ja aiempi kansallinen henkilötietolaki on korvattu uudella tietosuojalailla. Monet tutkimusaineistojen käsittelyyn liittyvät tietosuojakäytänteet ovat vielä muotoutumassa.

Jos käsittelet tutkimuksessasi henkilötietoja, noudata ensisijaisesti oman organisaatiosi antamia tietosuojaohjeita. Mikäli tämän lisäksi tarvitset neuvoja aineistonhallinnan suunnittelussa, ota yhteys suoraan FIN-CLARINiin.

• Henkilötiedoksi katsotaan mikä tahansa tieto, jonka perusteella tutkimuksen kohteena oleva henkilö voidaan tunnistaa. Huom. Myös esimerkiksi puhujan ääntä voidaan pitää tällaisena tunnistetietona.
  • Huomaa, että tietosuoja-asetuksessa mainittujen ns. erityisten henkilötietoryhmien (tai henkilötietolain 523/1999 11 § mukaan arkaluonteisten henkilötietojen) käsittelyä on rajoitettu erikseen. Asia kannattaa huomata jo aineiston keräämistä suunnitellessa ja pyrkiä mahdollisuuksien mukaan välttämään tällaisten henkilötietoryhmien tallentamista.

Määrittele rekisterinpitäjä

Henkilötietojen käsittelystä vastaa rekisterinpitäjä eli se henkilö tai taho, joka kerää aineistoa tai määrittää, mitä aineistoa kerätään ja miksi. Tutkimusaineistojen kohdalla rekisterinpitäjä on joko tutkija itse tai se organisaatio, jota hän edustaa. Joissakin tilanteissa useampikin taho voi toimia ns. yhteisrekisterinpitäjinä. Tilanne on syytä täsmentää esimerkiksi oman tutkimusryhmän osalta, jottei myöhemmin pääse syntymään epäselviä tilanteita.

• Rekisterinpitäjän on huolehdittava mm. henkilötietojen käsittelyn dokumentoinnista.
• Tutkijana saatat myös toimia pelkästään aineiston käsittelijänä, jos aineiston on kerännyt joku muu taho ja aineisto on annettu sinun käyttöösi määrättyä tarkoitusta varten. Käsittelijä on velvollinen käsittelemään aineistoa rekisterinpitäjän kanssa sovittujen ehtojen mukaisesti ja huolellisesti.
• Huomaa, että rekisterinpitäjä ei välttämättä ole sama kuin varsinaisesta tutkimuksesta vastaava taho. Rekisterinpitäjä ei myöskään aina ole aineistoon liittyvien mahdollisten tekijänoikeuksien tai lähioikeuksien haltija. Aineiston keruun yhteydessä onkin tärkeää erikseen sopia myös tekijänoikeuksiin ja viittaamiseen liittyvistä asioista, mm. siitä, keiden nimet mainitaan valmiin aineiston lähdeviitteessä. (Malliksi voit katsoa esimerkkejä erilaisista aineistojen lähdeviitteistä mm. Kielipankin aineistolistalta.)

Anna tutkittaville riittävät tiedot tutkimuksesta ja henkilötietojen käsittelystä

• Jos aineisto on tarkoitus tallentaa myöhemmin Kielipankkiin välitettäväksi muille tutkijoille, tästä on tärkeää kertoa tutkittaville esimerkiksi tutkimustiedotteessa. Informoinnin tukena voit käyttää Kielipankin esitettä tutkittavalle.
• Jokaista tutkittavaa on ennakkoon informoitava riittävällä tavalla henkilötietojen käsittelystä. Noudata informoinnin suunnittelussa oman organisaatiosi antamia ohjeita.
• Voit hyödyntää oman organisaatiosi ohjeen mukaista tietosuojailmoitusta, mutta voi olla tarpeen muotoilla erikseen kirjallinen tutkimustiedote. Tutkimustiedotteessa osallistujille kerrotaan tutkimuksesta ja sen etenemisestä selkeästi ja ymmärrettävästi. Tiedotteessa mainitaan, mitä henkilötietoja tutkittavilta tullaan tallentamaan ja millä tavalla, mikä on tietosuoja-asetuksen mukainen henkilötietojen käsittelyperuste ja kuinka osallistujien tietoja käsitellään ja suojataan.
• Jotta tutkittaville ei aiheutuisi informaatioähkyä, voit tarjota keskeiset tiedot tiivistetyssä muodossa ja lisätietoja vaikkapa hankkeen verkkosivuilla, joihin on linkki tiivistelmästä.
• Tutkittavan on ymmärrettävä, millaiseen käyttöön hän on suostumassa ja että aineistoa voidaan tallentaa Kielipankkiin ja luovuttaa jatkossa uusiin tutkimustarkoituksiin.
• Kaikki informaatio kannattaa antaa kirjallisena, jolloin sen sisältö voidaan myöhemminkin varmistaa.
• Anna tutkittavalle myös mahdollisuus kysyä lisätietoja.

Määrittele henkilötietojen käsittelyn peruste

• Noudata oman organisaatiosi antamia tietosuojaohjeita.
• Henkilötietojen käsittelyyn (=tallentamiseen, käyttöön, säilyttämiseen) on tietosuoja-asetuksen mukaan aina oltava peruste. Käsittelyperuste on kerrottava tutkittavalle ennen aineiston keräämistä, eikä sitä voi myöhemmin muuttaa.
• Jos aineistoa on tarkoitus säilyttää ja välittää tarvittaessa myöhemmin uusiin tutkimustarkoituksiin, niiden on oltava yhteensopivia alkuperäisen käsittelyperusteen kanssa.
• Pohdi tutkimuksen tarkoitusta ja suunnittele henkilötietojen käsittely etukäteen siinä määrin kuin se on mahdollista.
  • Käsiteltävät henkilötiedot tulee pyrkiä minimoimaan. Tallenna vain tarpeellisia tietoja ja pidä kirjaa siitä, miksi ne ovat tarpeen.
  • Poista tai pseudonymisoi selvästi tarpeettomat tiedot heti, kun se on tarkoituksenmukaista ja mahdollista.
  • Pyri tunnistamaan tilanteet, joissa henkilötietojen säilyttäminen on välttämätöntä ja tarkoituksenmukaista. Esimerkiksi tutkimuskäyttöön tallennettavaa puheäänitettä tai keskusteluvideota ei usein voi tai kannata suodattaa tunnisteettomaksi eikä siitä välttämättä voi korvata tai kokonaan poistaa vaikkapa nimiä ilman, että näyte muuttuu tutkimuksen kannalta käyttökelvottomaksi.
• Jos käsittelyperusteeksi on valittu yleisen edun mukainen tieteellinen tutkimus, tutkittava tutustuu tutkimustiedotteeseen ja muihin tutkimuksesta saamiinsa tietoihin ja voi niiden pohjalta vapaasti päättää, osallistuuko tutkimukseen vai ei. Kyse on tällöin ns. ”eettinen osallistumissuostumus”. (Huom. Tämä eroaa suostumuksesta tietosuoja-asetuksen mukaisena henkilötietojen käsittelyn perusteena!)
  • Yleisen edun mukainen tutkimus käsittelyperusteena edellyttää, että käsittelyssä sovelletaan riittäviä suojatoimia (esim. pseudonymisointi).
  • Yleisen edun mukaisen tutkimuksen perusteella kerättyä aineistoa ei esimerkiksi voida julkaista täysin avoimesti, koska henkilötietoja on lupa käsitellä ainoastaan tutkimustarkoituksiin, eikä tämän ehdon toteutumista voitaisi valvoa, jos aineistoon olisi avoin pääsy.
• Jos käsittelyperusteeksi on valittu tutkittavan suostumus, täytyy suostumuksen olla informoitu, tietoinen, vapaaehtoinen ja yksilöity. Suostumus ei siis voi olla ns. ”yleispätevä” vaan siinä on aina rajattava esimerkiksi jokin tutkimuksen aihepiiri tai tieteenala. Jos mahdollisia käyttökohteita on useita, tutkittavalle tarjotaan erikseen mahdollisuus suostua kuhunkin erikseen tai kieltäytyä niistä. Tästä syystä suostumuksen käyttäminen käsittelyperusteena saattaa haitata aineiston jatkokäyttöä. Toisaalta suostumuksella on periaatteessa mahdollista samalla pyytää lupa käsitellä tietoja myös jossakin muussa kuin tutkimustarkoituksessa.
  • Suostumus on muotoiltava selkeästi ja ymmärrettävästi. Tavoitteena on, että tutkittava ymmärtää, mihin käyttöön tietojaan luovuttaa. (Esimerkiksi alaikäisten tutkittavien kohdalla suostumus voi olla käsittelyperusteena huonompi vaihtoehto kuin yleisen edun mukainen tutkimus.)
•  Tarvittaessa voit katsoa Kielipankin vinkkejä tutkimustiedotteen ja suostumuksen muotoiluun.
• Tutustu myös Tietoarkiston tuottamaan Aineistonhallinnan käsikirjaan. Katso erityisesti luku Tutkittavien informointi.

Dokumentoi henkilötietojen käsittelytoimet hankkeesi osalta

• Kaikki henkilötietoja sisältävään aineistoon liittyvät päätökset, ratkaisut ja käytänteet on hyvä kirjata tarkasti muistiin aineiston keräämisen suunnittelusta alkaen. Merkitse esimerkiksi päivämäärä, mitä päätettiin ja miksi.
• Jokaisen Kielipankkiin tallennettavan, henkilötietoja sisältävän aineiston osalta kerätään tallennussopimuksen liitteeksi tiedot rekisterinpitäjästä ja aineiston käsittelyperusteesta, kuvaus aineiston sisältämistä henkilötiedoista sekä niiden käsittelyyn liittyvät erityiset tietosuojaehdot, joita aineiston käyttäjien on noudatettava myös uusien tutkimustarkoitusten osalta.

Tutkimuslupa ja eettisen toimikunnan lausunto

• Selvitä, tarvitaanko aineiston keräämiseen eettinen ennakkoarviointi. Mikäli se on tarpeen, arviointi on tehtävä ennen aineiston keräämisen aloittamista. Arviointia varten tarvitaan tutkimuksesta tarkat tiedot, joten prosessi on aloitettava hyvissä ajoin.
• Huom. Joillakin aloilla tieteelliset lehdet saattavat edellyttää eettistä ennakkoarviointia aivan kaikilta aineistoilta huolimatta siitä, olisiko lupa ollut aineiston luonteen takia aiheellinen. Asia kannattaa varmistaa ennen tutkimuksen aloittamista.

Tutustu myös näihin

• Tietoarkiston tuottama Aineistonhallinnan käsikirja
• Tietosuojavaltuutetun oppaat

Kysy lisää FIN-CLARINilta

<< Kielivarojen tuottajan ohjeet