EU:n tietosuoja-asetusta sovelletaan 25.5.2018 alkaen. FIN-CLARIN on arvioinut henkilötietojen käsittelyyn liittyvää toimintaansa ja päivittänyt käytänteitään vastaamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Myös aineistoja kerääville tutkijoille suunnattua ohjeistusta päivitetään vuoden 2018 aikana uusien säädösten mukaiseksi.
Tutkijat ja tutkimusryhmät voivat sopia FIN-CLARINin kanssa erilaisten kieltä sisältävien tutkimusaineistojen tallentamisesta ja välittämisestä tietyillä käyttöehdoilla. Käyttöehtojen perusteella aineistoihin pääsy voidaan tarvittaessa rajata vain kirjautuneille käyttäjille tai esimerkiksi tutkimussuunnitelman perusteella henkilökohtaisen käyttöoikeuden saaneille.
Osa Kielipankin kautta saatavilla olevista aineistoista sisältää henkilötietoja, joiden käsittelijänä FIN-CLARIN toimii rekisterinpitäjän puolesta. Tärkein henkilötietoja sisältävä kieliaineistojen ryhmä ovat erilaiset puhuttua kieltä sisältävät aineistot, joihin voi sisältyä äänitteitä, videotallenteita ja/tai puheesta tehtyjä sanatarkkoja litteraatteja. Henkilötietoja sisältävän aineiston käyttöehdoissa näkyy merkintä +PRIV.
FIN-CLARIN on päättänyt, että henkilötietojen käsittelyn peruste on 24.5.2018 alkaen yleisen edun mukainen tutkimus kaikkien niiden aiemmin kerättyjen, henkilötietoja sisältävien aineistojen osalta, joiden tallennuksesta on FIN-CLARINin kanssa sovittu ja joiden kohdalla tutkittavilta saatujen suostumusten ei katsota täyttävän tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.
Päätös pohjautuu aineistoista tehtyyn tietosuojaselvitykseen, jonka pohjalta todettiin, että tutkittavien suostumukset puuttuivat tai niistä ei ollut saatavilla riittävästi tietoja tai suostumusten sisältö ja tutkittavien informointi eivät olleet kaikilta osin tietosuoja-asetuksen mukaisia. Lisäksi tutkittavia on ollut suuri määrä tai heidän tavoittamisensa suostumusten päivittämistä varten olisi ollut aineiston iän tai muiden syiden vuoksi joko mahdotonta tai kohtuuttoman työlästä.
Linkit FIN-CLARINin välittämien aineistojen käyttöehtoihin (lisensseihin) löytyvät Kielipankin aineistoluettelon Lisenssi-sarakkeesta sekä kunkin aineiston julkisista kuvailutiedoista, joihin pääsee aineistokohtaisella pysyväistunnisteella. Aineistokohtaiset tietosuojaselvitykset päivitetään samoihin paikkoihin.
FIN-CLARIN seuraa tietosuoja-asetuksen soveltamista ja kansallisen lainsäädännön muutoksia sekä tarkastelee omia käytänteitään käsittelemiensä aineistojen osalta vähintään kerran vuodessa.
FIN-CLARINin tarjoaman Kielipankki-palvelukokonaisuuden teknisestä ylläpidosta ja käyttäjähallinnasta vastaa CSC – Tieteen tietotekniikan keskus, joka on myös yksi FIN-CLARINin jäsenorganisaatioista. CSC:n palveluiden yleiset käyttöehdot sekä Kielipankin palveluiden yleiset tietosuojakäytänteet löytyvät Kielipankin verkkosivuilta.
