Tiedostojen jakaminen

Kieliaineistoa kerätessä ja tutkiessa voi tulla vastaan ongelma, kuinka isokokoisen tiedoston tai kokonaisen hakemiston voisi turvallisesti ja nopeasti jakaa toiselle käyttäjälle.

Varmista ensin, onko sinulla oikeus kopioida ja välittää aineistoa

Verkkoon näkyville tai julkiseen jakoon ei pidä laittaa mitään kieliaineistoa, jollei ole ensin varmistunut siitä, että materiaalin voi julkaista täysin vapaasti. Käyttöoikeutesi aineistoon voi olla rajoitettu esimerkiksi tekijänoikeuksien ja/tai aineiston sisältämien henkilötietojen vuoksi. Kielipankista saamasi aineiston lisenssistä voit tarkistaa aineistokohtaiset rajoitukset. Myös itse keräämäsi aineiston kohdalla sinun on tiedettävä, onko sinulla lupa luovuttaa aineisto edelleen.

Älä käytä aineiston jakamiseen pilvipalveluita (Dropbox, Google Drive ym.) sekä Facebookin kaltaisia sosiaalisen median palveluita, koska niissä aineiston tietoturvasta ja sijainnista on vaikea saada varmuutta.

Mikäli käsittelet henkilötietoja tai luottamuksellista aineistoa, muista huolehtia tietoturvasta ja henkilötietojen suojaamisesta tarpeen mukaan. Luottamuksellinen aineisto on syytä esimerkiksi salata riittävän vahvasti, mikäli sitä joudutaan siirtämään verkon yli tai säilyttämään tilapäisesti esimerkiksi muistitikulla, ulkoisella levyllä tai sellaisella palvelimella, jonka tietoturvan taso ei yksinomaan täytä tarvittavia kriteerejä. Huolehdi siitä, että luottamuksellista aineistoa käsitellään vain laitteilla, joiden tietoturva on ajan tasalla ja riittävä tarkoitukseen nähden. Hankkeessa on hyvä sopia aineiston käsittelyyn yhteiset pelisäännöt, joita jokainen sitoutuu noudattamaan. Ajantasaisia ohjeita ja neuvoja saat omalta organisaatioltasi.

Muutamia toimintatapoja

1. Ojenna tiedostot henkilölle suoraan esimerkiksi muistitikulla tai irtokovalevyllä.
   • Jos mukana on henkilötietoja tai luottamuksellista sisältöä, salaa tiedot riittävän vahvasti ja säilytä salausavain suojattuna, erillään tallennusvälineestä. Silloin et joudu pahaan pulaan, jos vahingossa unohdat muistitikun bussiin! Pidä myös hyvää huolta laitteidesi virustorjunnasta ja muusta tietoturvasta.
2. Lähetä tiedosto tai tiedostopaketti FileSender-palvelulla.
   • FileSenderiä voit käyttää heti, jos sinulla on luottamusverkostoon kuuluvan yhteisön (esim. jonkin suomalaisen korkeakoulun) käyttäjätunnus. (Huom. CSC:n myöntämällä asiakastunnuksella ei voi kirjautua FileSenderiin.)
   • Vastaanottajalla ei tarvitse olla luottamusverkoston tunnusta, sillä hän saa palvelun kautta sähköpostiinsa linkin, jota klikkaamalla hän voi ladata tiedoston itselleen.
   • Tiedosto säilyy palvelussa vastaanottajaa varten vain tietyn määräajan, enintään kaksi viikkoa. Tiedonsiirto suojataan TLS-tekniikalla.
   • FileSenderillä voi lähettää enintään 200 GB:n kokoisen tiedoston. Vinkki: pakkaa useampi tiedosto tai kokonainen hakemisto ensin esim. zip-paketiksi, jolloin voit lähettää sen kerralla.
   • Mikäli sinulla itselläsi ei ole luottamusverkoston tunnusta mutta vastaanottajalla kyllä, pyydä vastaanottajaa lähettämään sinulle FileSenderin kautta kertakäyttöinen latauslinkki, jolla voit kirjautua ja lähettää tiedoston hänelle.
   • Jos mukana on henkilötietoja tai luottamuksellista sisältöä, voit salata lähetyksen (encryption). Sinun on itse säilytettävä salausavain ja toimitettava se vastaanottajalle erikseen jotakin turvallista reittiä. Huomaa, että tiedostopaketin salaaminen vie oman aikansa, joten varsinkaan suuria aineistoja ei kannata salata turhaan.
3. Pyydä kollegoiden kanssa jaettua levytilaa oman organisaatiosi palvelimilta tai CSC:n palvelimilta.
   Jos sekä sinulla että vastaanottajalla on jo CSC:n käyttäjätunnus ja tiedostoja on pystyttävä tallentamaan ja jakamaan säännöllisesti esimerkiksi tietyn tutkimushankkeen aikana, voit esimerkiksi
   • pyytää kollegasi kanssa jaetun tilan CSC:n IDA-tallennuspalvelusta (ks. ohjeet) tai
   • tilata hankkeelle CSC:n laskentaympäristöstä yhteisen projektihakemiston, jonka luku- ja tarvittaessa kirjoitusoikeudet annetaan kaikille projektin osallistujille.
4. Jos olet varma, ettei siirrettävä aineisto edellytä tietoturvasta huolehtimista, voit uskaltautua käyttämään jotakin muuta verkosta löytyvää ulkopuolista palvelua. Emme kuitenkaan suosittele tällaista ratkaisua työtehtävien hoitoon.