Ohjeet henkilötietoja sisältävien Kielipankin aineistojen käsittelyyn

Jos Kielipankissa oleva aineisto sisältää henkilötietoja, sen lisenssissä on merkintä:

PRIV: Aineisto sisältää henkilötietoja.

Yksittäisen aineiston lisenssin tiedot löytyvät Kielipankin aineistoluettelosta kyseisen aineiston kohdalta sekä aineiston kuvailutiedoista, joihin pääsee aineiston pysyvällä tunnisteella (URN-osoite, joka näkyy aineiston viittausohjeessa).

Aineistokohtaiset tietosuojaehdot

Jokaisen PRIV-merkityn aineiston lisenssin liitteenä julkaistaan aineistokohtaiset tietosuojaehdot, joissa mainitaan mm. seuraavat tiedot:

• Kielipankin kautta välitettävän aineiston rekisterinpitäjä
• aineistoon sisältyvät henkilötietojen tyypit ja rekisteröityjen ryhmät
• kuvaus niistä perusteista, joiden mukaisiin käyttötarkoituksiin aineistoa voidaan luovuttaa Kielipankista edelleen
• henkilötietojen sijaintiin ja Suomen ulkopuolella tapahtuvaan käsittelyyn liittyvät rajoitukset
• muut kyseisen aineiston sisältämien henkilötietojen käsittelyyn liittyvät ehdot.

Aineistokohtaisten tietosuojaehtojen päivittäminen on tällä hetkellä vielä kesken. Mikäli huomaat, ettei tietyn aineiston osalta vielä ole saatavilla aineistokohtaisia tietosuojaehtoja etkä löydä vastaavia tietoja aineiston yleiskuvauksesta, pyydä tarkennusta FIN-CLARINin palveluosoitteesta: fin-clarin (ATT) helsinki.fi.

Millä tavalla henkilötietoja sisältäviä aineistoja pitää käsitellä?

Kielipankin aineistoja käyttämällä sitoudut noudattamaan Kielipankin yleisiä käyttöehtoja sekä aineistokohtaisia erityisehtoja.

PRIV-merkittyä aineistoa käyttäessäsi sitoudut käsittelemään aineiston sisältämiä henkilötietoja luottamuksellisesti, huolellisesti ja vain siihen käyttötarkoitukseen, jota varten olet saanut aineistoon pääsyn. Henkilötietojen käsittelyä koskevat lisärajoitukset käyvät ilmi aineistokohtaisista tietosuojaehdoista, jotka julkaistaan aineiston lisenssin yhteydessä.

• Jos saat aineiston käyttöoikeuden henkilökohtaisen hakemuksen perusteella ja olet hakemuksen yhteydessä esittänyt tutkimussuunnitelman tai vastaavan selvityksen käyttötarkoituksesta, voit käyttää aineistoa vain siinä mainittuun tarkoitukseen. Yksittäisen aineiston käsittelyyn voi liittyä myös muita rajoituksia, jotka käyvät ilmi aineistokohtaisista erityisehdoista.

• Jos saat aineiston käyttöösi ilman erillistä hakemusta, mutta siihen pääsy edellyttää kirjautumista tutkijana tai opiskelijana, aineistoa on luvallista käsitellä ainoastaan tutkimus- ja opetustarkoitukseen. Lisäksi sitoudut noudattamaan mahdollisia muita aineistokohtaisia erityisehtoja.

Noudata henkilötietoja sisältävää aineistoa käsitellessäsi riittäviä suojatoimia oman organisaatiosi antamien ohjeiden mukaisesti. Erityisen huolellisesti tulee käsitellä aineistoa, joka sisältää arkaluonteisia (ns. erityisiin tietoryhmiin kuuluvia) henkilötietoja.

Huolehdi velvollisuuksistasi rekisterinpitäjänä

Kun ryhdyt käsittelemään Kielipankin kautta saatua, henkilötietoja sisältävää aineistoa uutta tutkimusta tai jotakin muuta tarkoitusta varten, sinusta ja/tai kotiorganisaatiostasi tulee aineiston rekisterinpitäjä. Rekisterinpitäjällä on mm. velvollisuus tarvittaessa osoittaa, että henkilötietojen käsittely on ollut lainmukaista.

Henkilötietojen käsittelyssä tulee noudattaa ensisijaisesti oman organisaation antamia ohjeita. Jos kotiorganisaation ohjeistusta ei ole käytettävissä, tutustu esimerkiksi Tietoarkiston julkaisemaan Aineistonhallinnan käsikirjaan käsittelytoimia suunnitellessasi.

Muista tehdä tietosuojailmoitus

Rekisterinpitäjänä sinun pitää yleensä tehdä henkilötietojen käsittelystä tietosuojailmoitus tai -seloste. Noudata tässäkin oman organisaatiosi antamia ohjeita. Tietosuojailmoituksen tekemisessä voit käyttää apuna alkuperäisen aineiston yhteydessä julkaistua tietosuojailmoitusta tai kuvausta sen sisältämistä henkilötiedoista.

Kun ryhdyt käyttämään Kielipankissa olevaa henkilötietoja sisältävää aineistoa, julkaise ensin omaa käsittelytarkoitustasi koskeva tietosuojailmoitus tai -seloste esimerkiksi oman organisaatiosi tarjoamilla verkkosivuilla. Kielipankki tarjoaa ohjeita tietosuojailmoitusta varten tarvittavien tietojen keräämiseen.

Kun tietosuojailmoitus on julkaistu, ilmoita hankkeesi lyhyt ja yleistajuinen otsikko sekä avoimesti saatavilla olevan tietosuojaselosteen linkki Kielipankille tällä lomakkeella. Jos haet käyttöoikeutta henkilötietoja sisältävään rajoitettuun aineistoon, sinun pitää ilmoittaa tietosuojailmoituksen tiedot jo hakemuksen yhteydessä. Julkaisemme nämä tiedot Kielipankin verkkosivuilla, jotta ne ovat kaikkien aineiston käytöstä kiinnostuneiden tahojen nähtävillä.

Valitse oikeasuhtaiset suojatoimet

Noudata oman organisaatiosi ohjeita. Tarvittaessa voit katsoa esimerkkejä Kielipankissa sovellettavista ja muista mahdollisista suojatoimista, joita henkilötietoja käsitellessäsi saatat tarvita.

Henkilötiedot tieteellisissä esityksissä ja julkaisuissa

Henkilötietoja tulee käsitellä vastuullisesti ja hyviä eettisiä käytänteitä noudattaen myös silloin, kun teet aineistoon perustuvia tieteellisiä julkaisuja ja esitelmiä.

Kun raportoidaan tieteellisen tutkimuksen tuloksia, henkilötiedot tulee lähtökohtaisesti pyrkiä joko poistamaan tai häivyttämään esimerkiksi pseudonymisoimalla ja luokittelemalla tutkittavien iät, paikkakunnat jne. laajempiin ryhmiin siten, ettei tutkimukseen osallistuneita henkilöitä voi tunnistaa mainittujen tietojen perusteella tai muihin tietoihin yhdistelemällä.

Joskus tieteellisestä tutkimuksesta kertominen kuitenkin edellyttää henkilötietoja sisältävän aineksen esittämistä. Esimerkiksi tieteelliseen artikkeliin voi olla tarpeen liittää yksittäisiä lyhyitä näytteitä aineistosta tai tietty katkelma täytyy esittää tieteellisen konferenssiesitelmän yhteydessä. Punnitse kuitenkin tutkittaville aiheutuvat vaikutukset ja riskit, joita henkilötietoja sisältävien näytteiden julkaiseminen tai esittäminen voisi heille tai heidän läheisilleen aiheuttaa. Julkaistavat näytteet tulee poimia vain tieteellisten tavoitteiden kannalta välttämättömässä laajuudessa, ja näytteistä tulee sopivilla menetelmillä poistaa tai pseudonymisoida kaikki tarpeettomat henkilötiedot.

Huomaa myös, että mikäli tutkittaville on jostakin syystä informoinnin yhteydessä yksiselitteisesti ilmoitettu, ettei mitään heidän henkilötietojaan julkaista, eikä julkaistavaa näytettä ole mahdollista täysin anonymisoida, täytyy näytteen julkaisemiseen pyytää tutkittavalta erikseen lupa.

Useita käyttötarkoituksia?

Mikäli tiettyä luvanvaraista +PRIV-merkittyä aineistoa halutaan käsitellä useampaan eri tarkoitukseen – esimerkiksi myöhemmin huomataan, että halutaan tehdä uusi tutkimus, joka ei suoraan liity aiempaan aiheeseen – on tarvittaessa haettava käyttöoikeutta erikseen kuhunkin erilliseen tarkoitukseen Kielipankissa. Kaikki käsittelyperusteet on luonnollisesti myös mainittava tietosuojailmoituksessa/-ilmoituksissa.

Virheet ja väärinkäytökset

Jos aineistoa käyttäessäsi huomaat sen sisältävän sellaisia henkilötietoja, joita aineistossa ei mielestäsi kuvauksen perusteella pitäisi olla, ilmoita asiasta viipymättä joko Kielipankille ja/tai suoraan aineiston rekisterinpitäjälle. Samoin tulee toimia, mikäli epäilet, että henkilötietoja on jostakin syystä joutunut vääriin käsiin.

 

Kielipankin tietosuojakäytänteet

 

Viimeksi päivitetty 30.8.2021